Die Einführung der E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 markiert den Beginn einer umfassenden Digitalisierung im B2B-Rechnungsverkehr in Deutschland. Dieser Schritt ist Teil eines langfristigen Plans, der darauf abzielt, Unternehmen aller Größen und Branchen in die digitale Zukunft zuführen. Während ab 2025 alle Unternehmen verpflichtet sind, E-Rechnungen zu empfangen, sieht der Gesetzgeber einen gestaffelten Übergang für die vollständige Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung vor.
Dieser Übergangszeitraum bis 2028 soll es insbesondere kleineren Unternehmen ermöglichen, sich schrittweise auf die neuen Anforderungen einzustellen und ihre internen Prozesse und technischen Systeme anzupassen. In dieser Phase haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre Abläufe zu optimieren und von den Vorteilen der digitalen Rechnungsverarbeitung zu profitieren, bevor die vollständige Pflicht zur E-Rechnung greift.
Eine E-Rechnung gilt nach § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG als solche, wenn sie den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU entspricht, die ursprünglich für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor (B2G) entwickelt wurde. Diese Richtlinie wurde vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) in der Normenreihe EN 16931 technisch umgesetzt. Diese Norm ermöglicht es bereits heute, auch Geschäftsprozesse im B2B-Bereich abzubilden und wird kontinuierlich weiterentwickelt, um den Anforderungen moderner Geschäftstransaktionen gerecht zu werden. Die E-Rechnung basiert auf einem XML-Format, das speziell für die maschinelle Verarbeitung von Rechnungsdaten konzipiert ist.
Die E-Rechnung wurde ursprünglich für den B2G-Bereich(Business-to-Government) entwickelt, um die Rechnungsstellung an öffentliche Verwaltungen in der Europäischen Union zu standardisieren. Mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU wurde das Ziel verfolgt, den elektronischen Rechnungsaustausch bei öffentlichen Aufträgen effizienter und transparenter zu gestalten. Diese Richtlinie diente als Basis für die technische Umsetzung durch das Europäische Komitee für Normung (CEN) in der Normenreihe EN 16931.
Die Anforderungen der E-Rechnung im B2G-Bereich haben sich jedoch als so praktikabel erwiesen, dass sie auch für den B2B-Bereich (Business-to-Business) übernommen wurden. Die Norm ermöglicht die Darstellung der meisten Geschäftsprozesse und wird fortlaufend weiterentwickelt, um den wachsenden Bedürfnissen des Marktes gerecht zu werden.
Die E-Rechnung erleichtert nicht nur die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen, sondern bietet Unternehmen auch zahlreiche Vorteile wie Effizienzsteigerung, Kostensenkung und Umweltfreundlichkeit. Diese Umstellung ist Teil der Digitalisierung, die in der heutigen Geschäftswelt zunehmend an Bedeutung gewinnt.
Das Wachstumschancengesetz wurde am 27. März 2024 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht, nachdem der Bundesrat wenige Tage zuvor dem Kompromissvorschlag des Vermittlungsausschusses zugestimmt hatte. Dieses Gesetz ist ein zentraler Bestandteil der wirtschaftspolitischen Reformagenda der Bundesregierung und zielt darauf ab, insbesondere den deutschen Mittelstand zu stärken und die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen im internationalen Kontext zu verbessern.
Eine der Kernkomponenten des Gesetzes ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, wozu auch die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 zählt. Durch diese Regelung werden Unternehmen verpflichtet, ihre Rechnungsstellung und -verarbeitung zu digitalisieren. Der Fokus liegt dabei auf der Vereinfachung und Beschleunigung administrativer Abläufe, was vor allem kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) zugute kommen soll.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle im Inland ansässigen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen.
Um die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 erfolgreich umzusetzen, müssen Unternehmen bestimmte technische Voraussetzungen erfüllen.
Die beiden wichtigsten Formate für die E-Rechnung sind ZUGFeRD und XRechnung.
ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das die Vorteile von zwei Formaten kombiniert: einer PDF-Datei und einer XML-Datei.
Durch die Kombination beider Formate können Unternehmen E-Rechnungen effizienter bearbeiten. Empfänger können die Rechnung schnell manuell prüfen, während die automatisierte Verarbeitung durch die XML-Daten Fehlerquellen minimiert und den gesamten Rechnungsprozess beschleunigt. Dies ist besonders vorteilhaft, um den steigenden Anforderungen an Digitalisierung und Effizienz in der Geschäftswelt gerecht zu werden.
XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format, das speziell für die Nutzung im öffentlichen Sektor entwickelt wurde. Es wurde in Übereinstimmung mit der EU-Norm EN 16931 konzipiert, um den spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung gerecht zu werden.
Die Verwendung von XRechnung ermöglicht eine hohe Automatisierung und Effizienz in der Rechnungsbearbeitung, insbesondere im öffentlichen Sektor, wo die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung strenger sind. Die Tatsache, dass XRechnung nicht für Menschen lesbar ist, kann jedoch die Kommunikation mit Geschäftspartnern, die an Sichtkontrollen gewöhnt sind, erschweren. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über geeignete Systeme verfügen, um die XRechnung korrekt zu verarbeiten und gegebenenfalls die notwendigen Informationen für ihre Geschäftspartner bereitzustellen.
Ja, das gypsilon Rechnungswesen ist optimal auf die Anforderungen der E-Rechnungspflicht vorbereitet. Ab dem 1. Januar 2025 wird das gypsilon Rechnungswesen in der Lage sein, E-Rechnungen nahtlos zu empfangen und zu verarbeiten. Die Software erfüllt bereits die technischen Voraussetzungen für die Formate ZUGFeRD und XRechnung.
